I. Giới thiệu sản phẩm

1. Gia phả online là gì?

Bạn đang cầm trên tay một cuốn gia phả ố vàng, chữ mờ dần theo năm tháng – và chợt tự hỏi: nếu một ngày nào đó cuốn sách này không còn nữa, con cháu sẽ tìm về cội nguồn ở đâu?

Đây là nỗi lo chung của hàng triệu gia đình Việt. Gia phả giấy có thể bị mối mọt, nước lũ, hỏa hoạn, hoặc đơn giản là thất lạc sau vài thế hệ. Những cái tên, ngày sinh, câu chuyện của tổ tiên – tất cả có thể biến mất chỉ trong một biến cố.

Gia phả online (hay gia phả điện tử, gia phả trực tuyến) là hình thức lưu trữ và quản lý thông tin dòng họ trên nền tảng số. Thay vì in trên giấy, toàn bộ sơ đồ phả đồ, thông tin thành viên, hình ảnh và sự kiện dòng họ được lưu trên máy chủ đám mây, có thể truy cập từ điện thoại hoặc máy tính bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu.

2. Gia Phả Đại Việt Online là gì?

Gia Phả Đại Việt Online là phần mềm SaaS (Software as a Service – phần mềm dùng trên web) do Công ty TNHH MTV Công nghệ Đại Việt Số (Cloudzone) phát triển. Phần mềm giúp trưởng họ và ban liên lạc dòng họ tự xây dựng, quản lý gia phả hoàn toàn trực tuyến – không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào, truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ cần có trình duyệt web và kết nối Internet.

Mỗi dòng họ khi đăng ký sẽ có hai không gian riêng biệt:

• Trang quản trị tại cp.giaphadaiviet.vn – nơi trưởng họ và quản trị viên đăng nhập để thêm thành viên, đăng bài viết, tạo sự kiện và quản lý toàn bộ nội dung bên trong hệ thống.
• Website gia phả dòng họ – trang web hiển thị ra bên ngoài, truy cập qua tên miền riêng do dòng họ tự đăng ký, nơi toàn bộ thành viên trong tộc truy cập để xem phả đồ, đọc tin tức, tra cứu ngày giỗ chạp và hiểu lịch sử dòng họ.

3. Đối tượng phù hợp

Gia Phả Đại Việt Online được thiết kế đặc biệt cho:

• Trưởng họ/trưởng tộc – người muốn số hóa và bảo tồn gia phả cho đời sau, dù không có nhiều kiến thức kỹ thuật
• Ban liên lạc dòng họ – cần một công cụ tập trung thông tin họ hàng đang sống rải rác nhiều nơi
• Con cháu xa quê – muốn tìm về cội nguồn, tra cứu thông tin tổ tiên từ xa
• Dòng họ đông người, nhiều chi nhánh – cần phân quyền quản lý và tổ chức thông tin khoa học

4. Gia phả giấy vs Gia Phả Đại Việt Online

5. Tổng quan 4 nhóm tính năng chính

Toàn bộ tính năng của Gia Phả Đại Việt Online được tổ chức thành 4 nhóm, bám theo đúng luồng sử dụng thực tế của một dòng họ:

• Nhóm 1 – Phả đồ & quản lý thành viên: xây dựng sơ đồ dòng họ, thêm thành viên, bật bảo mật, xuất file
• Nhóm 2 – Website gia phả dòng họ: tùy chỉnh giao diện, phả ký, bản đồ nhà thờ tổ, menu, tên miền, mã QR
• Nhóm 3 – Nội dung, sự kiện & thư viện ảnh: đăng tin tức, quản lý lịch giỗ, nhắc nhở tự động, lưu ảnh video
• Nhóm 4 – Quản trị & bảo mật: phân quyền nhiều người, nhật ký truy cập, gia hạn và nâng cấp gói

6. Bảng giá & so sánh 6 gói dịch vụ

Gia Phả Đại Việt cung cấp 6 gói từ miễn phí đến không giới hạn, phù hợp với mọi quy mô dòng họ. Giá chưa bao gồm VAT, thanh toán theo chu kỳ 12 tháng/năm. Số lượng quản trị viên đã bao gồm cả chủ tài khoản.

II. Hướng dẫn sử dụng chi tiết

Phần này hướng dẫn từng bước thao tác cụ thể trong phần mềm Gia Phả Đại Việt Online. Mọi thao tác đều thực hiện sau khi đã đăng nhập thành công vào trang quản trị.

Nhóm 1 – Phả đồ & quản lý thành viên

Đây là phần cốt lõi của phần mềm, nơi bạn xây dựng và duy trì sơ đồ dòng họ hoàn chỉnh. Phả đồ hiển thị trực quan toàn bộ cây gia tộc theo chiều ngang, hỗ trợ nhiều đời và nhiều hôn phối. Hiện tại mỗi tài khoản có thể tạo tối đa 5 phả đồ riêng biệt, phù hợp với dòng họ có nhiều chi nhánh.

Giao diện quản lý nhiều cây gia phả trong một tài khoản – phần mềm gia phả Gia Phả Đại Việt

1.1 Tạo cây gia phả mới

Sau khi đăng nhập thành công, bước đầu tiên là tạo cây gia phả. Đây là “khung xương” để bạn thêm thành viên vào sau.

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn vào mục “Quản lý”.

Bước 2: Chọn “Gia phả” trong danh sách menu con hiện ra.

Bước 3: Nhấn nút “Thêm cây gia phả mới” ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 4: Điền tên cho phả đồ vào ô tên (ví dụ: “Phả đồ họ Nguyễn chi Cả”, “Phả đồ chi Hai”…).

Bước 5: Nhấn “Lưu lại” để hoàn tất.

1.2 Thêm thành viên mới vào phả đồ

Sau khi có phả đồ, bạn bắt đầu thêm thành viên – thường bắt đầu từ tổ khai canh hoặc đời cụ cao nhất mà dòng họ còn có thông tin. Hệ thống yêu cầu người con phải có cả bố và mẹ. Nếu không muốn hiển thị hôn phối trên phả đồ, bạn có thể bật tùy chọn ẩn thay vì bỏ trống.

Tất cả thao tác thêm, sửa, xóa thành viên đều được thực hiện qua biểu tượng ⚙️ (bánh xe răng cưa màu xám) hiện ra phía trên ô tên mỗi thành viên khi bạn vào chế độ Chỉnh sửa phả đồ.

1.2.1 Thêm Vợ/chồng:

Hệ thống cho phép một người chồng có thể thêm nhiều vợ và ngược lại.

Bước 1: Vào Quản lý → Gia phả, chọn phả đồ muốn chỉnh sửa.

Bước 2: Nhấn nút “Chỉnh sửa phả đồ” – phả đồ sẽ chuyển sang chế độ chỉnh sửa, các biểu tượng ⚙️ xuất hiện phía trên từng thành viên.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng ⚙️ phía trên thành viên mà bạn muốn thêm.

Bước 4: Menu hiện ra, tại đây bạn chọn “Thêm hôn thê” để thêm Vợ/Chồng.

Bước 5: Điền thông tin cơ bản của thành viên mới: họ tên (bắt buộc), các trường còn lại điền sau cũng được.

Bước 6: Nhấn “Cập nhật” để lưu. Thành viên mới sẽ xuất hiện ngay trên phả đồ.

1.2.2 Ẩn thành viên

Hệ thống yêu cầu người con phải có cả bố và mẹ. Nếu không muốn hiển thị người mẹ (hoặc bố) trên phả đồ, hãy thêm họ vào hệ thống rồi bật tùy chọn “Không hiển thị trên Phả đồ” – tên họ vẫn được lưu trong hệ thống nhưng không hiện trên phả đồ công khai.

1.2.3 Thêm con trai, con gái

Bước 1: Vào Quản lý → Gia phả, chọn phả đồ muốn chỉnh sửa.

Bước 2: Nhấn nút “Chỉnh sửa phả đồ” – phả đồ sẽ chuyển sang chế độ chỉnh sửa, các biểu tượng ⚙️ xuất hiện phía trên từng thành viên.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng ⚙️ phía trên thành viên mà bạn muốn thêm.

Bước 4: Menu hiện ra, tại đây bạn chọn “Thêm con”.

Bước 5: Điền thông tin cơ bản của thành viên mới: họ tên (bắt buộc), tại mục “Giới tính” chọn Nam/Nữ. Các trường còn lại điền sau cũng được.

Bước 6: Nhấn “Cập nhật” để lưu. Thành viên mới sẽ xuất hiện ngay trên phả đồ.

1.3 Thêm/chỉnh sửa thông tin chi tiết cho thành viên

Ngoài họ tên cơ bản, mỗi thành viên có thể được bổ sung đầy đủ hồ sơ cá nhân, tạo nên một “tiểu sử số” lưu lại cho con cháu. Đây là tính năng rất có giá trị để ghi lại ký ức về những người thân đã khuất.

Các trường thông tin chi tiết hỗ trợ bao gồm:

• Ảnh đại diện và video
• Tên gọi khác: tên tục, tên thụy, tên hiệu
• Tiểu sử: cuộc đời, công trạng, đóng góp cho dòng họ
• Nghề nghiệp
• Ngày sinh, ngày mất (có thể nhập theo âm lịch hoặc dương lịch)
• Địa chỉ thường trú
• Số điện thoại
• Trình độ học vấn
• Nhóm máu
• Tình trạng hôn nhân

Bạn có thể cập nhật bất kỳ thông tin nào của thành viên đã có trong phả đồ: tên, ngày sinh, ngày mất, địa chỉ, ảnh… bất kỳ lúc nào.

Bước 1: Vào Quản lý → Gia phả, chọn phả đồ cần chỉnh sửa.

Bước 2: Nhấn “Chỉnh sửa phả đồ” để vào chế độ chỉnh sửa.

Bước 3: Nhấn ⚙️ phía trên thành viên cần sửa thông tin.

Bước 4: Chọn “Chỉnh sửa” trong menu xuất hiện.

Bước 5: Form thông tin thành viên mở ra, tiến hành thay đổi các trường cần cập nhật.

Bước 6: Nhấn “Cập nhật” để lưu thay đổi.

1.4 Xóa thành viên khỏi phả đồ

Bước 1: Vào chế độ Chỉnh sửa phả đồ.

Bước 2: Nhấn ⚙️ phía trên thành viên cần xóa.

Bước 3: Chọn “Xóa” trong menu xuất hiện.

Bước 4: Hệ thống hỏi xác nhận – nhấn đồng ý để hoàn tất việc xóa.

1.5 Sắp xếp thứ tự con cả, con thứ trên phả đồ

Trong gia phả Việt, thứ tự sinh (con trưởng, con thứ…) có ý nghĩa quan trọng về mặt dòng tộc và nghi lễ. Gia Phả Đại Việt cho phép bạn điều chỉnh thứ tự hiển thị các con trên phả đồ một cách linh hoạt.

Quy tắc hiển thị: số thứ tự cao hơn sẽ đứng về phía trái (đứng trước) trên phả đồ. Muốn con trưởng đứng ngoài cùng bên trái, hãy điền số thứ tự lớn nhất cho con trưởng.

Ví dụ: gia đình có 3 con, muốn hiển thị theo thứ tự trưởng → thứ → út từ trái sang phải thì điền: Con trưởng = 3, Con thứ = 2, Con út = 1.

Bước 1: Vào chế độ Chỉnh sửa phả đồ.

Bước 2: Nhấn ⚙️ tại thành viên cần điều chỉnh thứ tự.

Bước 3: Chọn “Chỉnh sửa”.

Bước 4: Tìm đến mục “Thứ tự” trong form thông tin. Điền số thứ tự mong muốn (1, 2, 3,4…).

Bước 5: Nhấn “Cập nhật” để lưu.

Hệ thống sẽ thông báo cập nhật thành công.

1.6 Bật mã bảo mật – chỉ ai có mã mới xem được phả đồ

Không phải dòng họ nào cũng muốn để thông tin gia tộc hoàn toàn công khai trên internet. Tính năng mã bảo mật cho phép bạn chuyển phả đồ sang chế độ riêng tư – chỉ những ai có mã bảo mật mới xem được phả đồ. Đây là lớp bảo vệ quan trọng, đặc biệt hữu ích khi phả đồ chứa số điện thoại, địa chỉ và ngày sinh của thành viên còn sống.

Bước 1: Vào Quản lý → Gia phả, chọn phả đồ cần bật bảo mật.

Bước 2: Nhấn “Chỉnh sửa phả đồ”.

Bước 3: Tìm đến nút chuyển chế độ hiển thị – đang hiển thị “Công khai”. Nhấn vào đó để chuyển sang chế độ “RIÊNG TƯ”.

Bước 4: Nhập mã bảo mật bạn muốn tạo tại đây.

Bước 5: Nhấn “Cập nhật” để lưu cài đặt.

Bước 6: Gửi mã bảo mật cho các thành viên trong họ mà bạn muốn cấp quyền xem.

Giao diện phả đồ trên website dòng họ đã chuyển chế độ Riêng tư và chỉ những ai có mã bảo mật mới xem được phả đồ

1.7 Xuất phả đồ ra các định dạng file

Gia Phả Đại Việt hỗ trợ xuất phả đồ ra 4 định dạng phổ biến, phục vụ các mục đích khác nhau. Trước khi xuất, bạn có thể tùy chỉnh giao diện phả đồ (màu sắc, kiểu chữ) và thêm câu đối truyền thống.

1.7.1 Xuất danh sách thành viên dạng file Excel

Phù hợp để in danh sách thành viên dạng bảng, lưu trữ và tra cứu ngoại tuyến.

Bước 1: Vào Quản lý → Gia phả.

Bước 2: Chọn “Danh sách” (danh sách thành viên dạng bảng).

Bước 3: Nhấn “Tải xuống Excel” – file .xlsx sẽ được tải về máy.

1.7.2 Xuất phả đồ dạng ảnh (SVG, PDF, JPG/PNG)

Phù hợp để in băng-rôn, phả đồ treo trong nhà thờ, tiện chia sẻ qua Zalo và mạng xã hội.

Bước 1: Vào Quản lý → Gia phả → Chỉnh sửa phả đồ.

Bước 2: Nhấn “Xuất ảnh phả đồ” trên thanh công cụ.

Bước 3: Giao diện tùy chỉnh xuất hiện

Tùy chỉnh kích thước cuốn thư: Để đổi ảnh cuốn thư, vào mục “Website” → “Tùy chỉnh website” rồi tải ảnh khác lên. Nếu chỉ muốn đổi tên trên cuốn thư, vui lòng liên hệ Gia Phả Đại Việt để được hỗ trợ.

Tùy chỉnh câu đối: Đổi câu đối, tùy chỉnh kích thước.

Tùy chỉnh ẩn/hiện ngày tháng năm sinh.

Xuất file theo Chi/nhánh: Nhấn chuột phải vào người đứng đầu Chi (nhánh) cần xuất. Phả đồ sẽ chỉ hiển thị con cháu từ người đó trở xuống. Ví dụ: Muốn xuất riêng nhánh của ông Nguyễn Văn A, bạn nhấn chuột phải vào tên ông A, phần mềm sẽ xuất toàn bộ con cháu thuộc nhánh này.

Ẩn/hiện đời sau: Nhấn chuột trái vào một thành viên để ẩn toàn bộ các đời sau của người đó. Nhấn lần nữa để hiển thị lại như ban đầu. Ví dụ: Cây gia phả quá lớn, bạn chỉ muốn xem đến đời ông A. Nhấn chuột trái vào ông A, toàn bộ con, cháu, chắt của ông sẽ tạm ẩn cho gọn. Cần xem lại thì nhấn chuột trái vào ông A thêm lần nữa.

Bước 4: Nhấn “Tải ảnh xuống” → Chọn SVG, PDF, JPG/PNG tùy nhu cầu.

Nhóm 2 – Website gia phả dòng họ

Mỗi dòng họ đăng ký Gia Phả Đại Việt Online sẽ có một website riêng tại địa chỉ dạng tenho.giaphadaiviet.vn – đây là “mặt tiền số” của dòng họ, nơi toàn bộ thành viên truy cập để xem phả đồ, đọc tin tức và tra cứu thông tin tổ tiên mà không cần đăng nhập.

Ảnh chụp giao diện website gia phả dòng họ mẫu – demo-honguyen.giaphadaiviet.vn

2.1 Tùy chỉnh giao diện website

Toàn bộ thao tác tùy chỉnh giao diện đều thực hiện tại một nơi: Website → Tùy chỉnh website. Mỗi lần thay đổi, nhớ nhấn “Lưu lại” trước khi chuyển sang mục khác.

2.1.1 Thay ảnh cuốn thư

Cuốn thư là hình ảnh trang trọng hiển thị tên dòng họ theo phong cách truyền thống, thường xuất hiện ở vị trí nổi bật trên website.

Bước 1: Vào Website

Bước 2: Chọn “Tùy chỉnh website”.

Bước 3: Tìm đến phần cuốn thư. Nhấn “Chọn ảnh” để tải ảnh cuốn thư mới lên.

Bước 4: Chọn “Choose file/Chọn ảnh” để tải ảnh từ máy tính lên.

Bước 5: Chọn “Xác nhận”.

Bước 6: Nhấn “Lưu lại”.

2.1.2 Chỉnh sửa tên website dòng họ

Tên website dòng họ là tên đại diện cho toàn bộ trang gia phả trực tuyến của dòng họ bạn. Đây là dòng chữ xuất hiện ở hai nơi dễ thấy nhất: trên tiêu đề tab trình duyệt mỗi khi mở website, và ở chân trang (footer) cùng với thông tin liên hệ.

Cả hai đều lấy từ tên website bạn đặt trong phần cấu hình (Website → Tùy chỉnh Website). Khi bạn đổi tên website, cả tab trình duyệt lẫn footer sẽ cập nhật theo.

Bước 1: Vào Website

Bước 2: Chọn “Tùy chỉnh website”.

Bước 3: Kéo xuống tìm phần “Footer”. Tìm ô “Tên gia phả”. Nhập tên theo mong muốn (ví dụ: “Gia phả họ Nguyễn – TP. Đà Nẵng”).

Bước 4: Nhấn “Lưu lại”.

2.1.3 Chọn kiểu đường nối phả đồ

Bạn có thể chọn kiểu đường kết nối giữa các thành viên trên phả đồ: nằm ngang, đường cong, hoặc đường thẳng.

Bước 1: Vào Website

Bước 2: Chọn “Tùy chỉnh website”.

Bước 3: Tìm đến mục “Phả đồ”. Chọn một trong các kiểu đường nối: “Nằm ngang”, “Đường cong” hoặc “Đường thẳng”.

Bước 4: Nhấn “Lưu lại”.

2.1.4 Thêm thông tin liên hệ dòng họ (Facebook, Zalo, điện thoại, email)

Bước 1: Vào Website → Tùy chỉnh website.

Bước 2: Tìm đến mục “Mạng xã hội” hoặc “Thông tin liên hệ”.

Bước 3: Điền vào các ô tương ứng: số điện thoại ban liên lạc, link Facebook fanpage, số Zalo, địa chỉ email.

Bước 4: Nhấn “Lưu lại”.

2.2 Tạo phả ký (lời nói đầu/lịch sử dòng họ)

Phả ký là phần văn bản mở đầu của gia phả – ghi lại lịch sử hình thành dòng họ, nguồn gốc tổ tiên, quá trình di cư và định cư, những nhân vật tiêu biểu qua các thế hệ. Đây là linh hồn của một bộ gia phả hoàn chỉnh.

Bước 1: Vào mục Website

Bước 2: Tùy chỉnh website.

Bước 3: Tìm đến phần “Body website” – đây là khu vực nội dung chính giữa trang.

Bước 4: Nhấn vào ô thêm ảnh để tải ảnh minh họa (ảnh nhà thờ tổ, ảnh cổ của dòng họ…) nếu có.

Bước 5: Nhập nội dung lời nói đầu vào ô văn bản – có thể bắt đầu bằng vài đoạn ngắn giới thiệu nguồn gốc dòng họ và bổ sung dần theo thời gian.

Bước 6: Nhấn “Lưu lại”.

2.3 Thêm vị trí nhà thờ tổ trên bản đồ Google Maps

Nhà thờ tổ là điểm hành hương tâm linh của cả dòng họ. Tính năng nhúng bản đồ Google Maps giúp con cháu ở xa dễ dàng tìm đường về nhà thờ tộc trong các dịp giỗ chạp.

Bước 1: Mở trình duyệt, truy cập Google Maps (maps.google.com).

Bước 2: Tìm kiếm địa chỉ nhà thờ tộc trên Google Maps.

Bước 3: Nhấn vào nút “Chia sẻ” (biểu tượng share).

Bước 4: Chọn tab “Nhúng bản đồ” (Embed a map).

Bước 5: Sao chép toàn bộ đoạn code iframe được cung cấp.

Bước 6: Quay lại trang quản trị Gia Phả Đại Việt, vào Website → Tùy chỉnh website

Bước 7: Tìm đến mục “Đường dẫn iframe Google Map”.

Bước 8: Dán đoạn code iframe vừa sao chép vào ô trống.

Bước 9: Nhấn “Lưu lại”.

Sau khi cấu hình, bản đồ vị trí nhà thờ tổ hiển thị ngay trên website dòng họ (mục “Đến Nhà Thờ”), giúp con cháu ở xa dễ dàng tìm đường về nguồn cội.

2.4 Quản lý chuyên mục, menu website

Menu là thanh điều hướng chính của website dòng họ. Bạn có thể tùy chỉnh hoàn toàn: thêm mục mới, xóa, đổi tên và sắp xếp lại thứ tự theo ý muốn.

2.4.1 Tạo chuyên mục mới

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Quản lý”

Bước 2: Chọn “Chuyên mục”

Bước 3: Chọn “Thêm chuyên mục”.

Bước 4: Đặt tên chuyên mục – nhấn “Lưu lại” để hoàn tất.

2.4.2 Thêm mục menu từ chuyên mục đã tạo

Để chuyên mục xuất hiện trên menu website dòng họ, bạn cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Website”.

Bước 2: Chọn “Tùy chỉnh Menu”.

Bước 3: Ở cột bên trái, chọn tab “Chuyên mục”.

Bước 4: Tick chọn các chuyên mục muốn đưa vào menu (Tin tức, Phả ký, Công đức…).

Bước 5: Nhấn “Thêm vào menu”.

2.4.3 Thêm mục menu từ link tùy chỉnh (link ngoài hoặc link cụ thể)

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Website”.

Bước 2: Chọn “Tùy chỉnh Menu”.

Bước 3: Ở cột bên trái, chọn tab “Liên kết tự tạo”.

Bước 4: Điền URL vào ô “Link (URL)”.

Bước 5: Điền tên hiển thị vào ô “Tên đường dẫn” (ví dụ: “Trang chủ”, “Liên hệ”…).

Bước 6: Nhấn “Thêm vào menu”.

2.4.4 Sắp xếp lại thứ tự menu

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Website”.

Bước 2: Chọn “Tùy chỉnh Menu”.

Bước 3: Nhấn giữ biểu tượng ✥ ở đầu mỗi mục menu.

Bước 4: Kéo lên hoặc xuống để sắp xếp lại theo thứ tự mong muốn.

2.4.5 Đổi tên hoặc xóa mục menu

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Website”.

Bước 2: Chọn “Tùy chỉnh Menu”.

Bước 3: Ở cột bên phải, nhấn vào mục menu cần chỉnh sửa để mở rộng.

Bước 4: Để đổi tên: nhập tên mới vào ô tên rồi nhấn “Cập nhật”.

Bước 5: Để xóa: nhấn nút đỏ “Xóa” bên cạnh mục đó.

2.5 Đổi tên miền website

Để tuân thủ nghị định của Nhà nước, Gia Phả Đại Việt không còn cấp tên miền phụ (dạng tenho.giaphadaiviet.vn) cho khách hàng. Để website gia phả dòng họ hoạt động và truy cập được trực tuyến, dòng họ cần sử dụng một tên miền riêng, thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Mua tên miền mới và trỏ tên miền về IP 103.95.197.62

• Mua một tên miền riêng tại bất kỳ nhà cung cấp nào (iNET(https://inet.vn), PAvietnam (https://access.pavietnam.vn),…).
• Đăng nhập vào tài khoản quản lý tên miền bạn đã mua.
• Vào Danh sách dịch vụ, chọn tên miền của bạn, rồi vào Cập nhật/Quản lý DNS.
• Dù bạn mua tên miền ở đâu, nguyên tắc đều giống nhau, chỉ khác giao diện. Thông số cần điền luôn là:

• Bấm Lưu/Thêm để hoàn tất.

Bước 2: Khai báo tên miền vào hệ thống Gia Phả Đại Việt

Sau khi đã trỏ tên miền về 103.95.197.62, bạn khai báo tên miền mới vào hệ thống Gia Phả Đại Việt:

• Truy cập cp.giaphadaiviet.vn và đăng nhập.
• Vào mục “Đổi/thêm tên miền”.
• Điền tên miền mới vừa mua và lưu lại.

Hệ thống sẽ duyệt yêu cầu trong vòng 24 giờ. Sau khi được duyệt và tên miền đã cập nhật xong, website gia phả của bạn sẽ chạy trên tên miền riêng.

Sau khi hệ thống đã duyệt yêu cầu, chức năng website trực tuyến sẽ hoạt động lại trên tên miền mới. Bạn đăng nhập cp.giaphadaiviet.vn, rồi bấm nút “Website trực tuyến” ở thanh trên cùng để mở và kiểm tra website dòng họ của mình.

2.6 Xem quan hệ xưng hô giữa hai thành viên

Một tính năng rất thực dụng: chọn 2 thành viên bất kỳ trong phả đồ, hệ thống tự tính và hiển thị mối quan hệ xưng hô chính xác theo phả đồ – ví dụ: “Anh họ ba đời”, “Cô ruột”, “Cháu nội”…

Bước 1: Vào website trực tuyến của dòng họ (nhấn “Website trực tuyến” từ trang quản trị).

Bước 2: Chọn mục “Phả đồ” trên thanh menu.

Bước 3: Nhấn vào tính năng “Quan hệ xưng hô”.

Bước 4: Chọn 2 thành viên cần xem mối quan hệ. Hệ thống hiển thị ngay mối quan hệ xưng hô giữa hai người.

2.7 Hiển thị đường nối hôn phối đến con

Với dòng họ có thành viên nhiều hôn phối, phả đồ có thể trở nên phức tạp. Tính năng này giúp bạn chọn có hiển thị đường kết nối từ hôn phối đến con hay không, giúp sơ đồ gọn gàng hơn.

Bước 1: Vào website trực tuyến → Phả đồ.

Bước 2: Tick vào ô “Hiển thị đường nối hôn phối đến con (đối với thành viên nhiều hôn phối)” để bật/tắt tính năng này.

2.8 Mã QR và chia sẻ thông tin thành viên

Mỗi thành viên trong phả đồ đều có một mã QR riêng, sẵn có ở tất cả các gói kể cả gói Khởi đầu miễn phí.

2.8.1 Tải mã QR của thành viên

Bước 1: Nhấn “Website trực tuyến” từ trang quản trị để mở website dòng họ.

Bước 2: Chọn mục “Phả đồ” trên thanh menu website.

Bước 3: Tìm và nhấn vào thành viên muốn lấy mã QR.

Bước 4: Nhấn “Xem thông tin chi tiết”.

Bước 5: Trang thông tin chi tiết mở ra, tìm nút “Tải mã QR”.

Bước 6: Nhấn tải về – file ảnh mã QR sẽ được lưu vào máy tính hoặc điện thoại.

2.8.2 Sao chép link thông tin thành viên để chia sẻ

Bước 1: Nhấn “Website trực tuyến” từ trang quản trị để mở website dòng họ.

Bước 2: Chọn mục “Phả đồ” trên thanh menu website.

Bước 3: Tìm và nhấn vào thành viên muốn lấy link.

Bước 4: Nhấn “Xem thông tin chi tiết”.

Bước 5: Trang thông tin chi tiết mở ra, tìm nút “Copy Link”.

Bước 6: Nhấn “Copy Link” để sao chép đường link. Sau đó dán link vào Zalo, Facebook hoặc bất kỳ kênh chia sẻ nào.

2.8.3 Chia sẻ website dòng họ

Để chia sẻ toàn bộ website dòng họ cho con cháu: nhấn “Website trực tuyến” từ trang quản trị, sau đó sao chép địa chỉ URL trên thanh trình duyệt và gửi cho mọi người.

2.8.4 Chia sẻ bài viết cụ thể

Bước 1: Vào Website trực tuyến.

Bước 2: Vào chuyên mục chứa bài viết muốn chia sẻ (Tin tức, Phả ký…).

Bước 3: Nhấn vào bài viết muốn chia sẻ.

Bước 4: Sao chép địa chỉ URL của bài viết trên thanh trình duyệt.

Bước 5: Chia sẻ link qua Zalo, Facebook hoặc bất kỳ kênh nào.

Nhóm 3 – Nội dung, sự kiện & thư viện ảnh

Nhóm tính năng này biến website dòng họ thành kênh thông tin chính thức và sống động – nơi đăng thông báo nội tộc, quản lý lịch giỗ chạp tự động và lưu giữ kho ảnh video của cả tộc.

3.1 Đăng bài viết và tin tức dòng họ

Tính năng bài viết giúp trưởng họ và quản trị viên đăng thông tin nội bộ lên website dòng họ: thông báo họp tộc, kêu gọi đóng góp xây dựng từ đường, bài viết về lịch sử tổ tiên, nhân vật tiêu biểu của dòng họ…

3.1.1 Tạo và đăng bài viết mới

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Quản lý”.

Bước 2: Chọn “Bài viết”.

Bước 3: Nhấn “Thêm bài viết” ở góc trên bên phải.

Bước 4: Điền tiêu đề bài viết vào ô tiêu đề. Soạn nội dung bài viết trong ô nội dung – giao diện soạn thảo hỗ trợ định dạng văn bản, chèn ảnh và video.

Bước 5: Chọn ảnh đại diện cho bài viết (ảnh thumbnail hiển thị khi liệt kê bài).

Bước 6: Chọn chuyên mục cho bài viết (Tin tức, Phả ký, Công đức…). Hoặc ấn vào nút dấu “+” để tạo Chuyên mục mới.

Bước 7: Nhấn “Lưu lại” để lưu bản nháp.

Bước 8: Nhấn “Đăng tin” để đăng bài lên website.

3.1.2 Đăng tin/Hạ tin đã đăng

Bước 1: Vào Quản lý → Bài viết – danh sách tất cả bài viết hiện ra.

Bước 2: Nhấn vào bài viết bạn muốn đăng/hạ.

Bước 3: Nhấn “Đăng tin”/“Hạ tin”.

Bước 4: Chọn “Xác nhận”.

3.2 Tạo và quản lý chuyên mục bài viết

Chuyên mục giúp phân loại bài viết trên website – giúp con cháu dễ tìm đúng nội dung mình cần. Một số chuyên mục phổ biến: Tin tức, Phả ký, Công đức, Ảnh dòng họ, Thông báo.

3.3 Tạo và quản lý sự kiện dòng họ

Tính năng sự kiện giúp dòng họ không bao giờ bỏ lỡ ngày giỗ tổ, lễ kỵ nhật, buổi họp tộc hay bất kỳ sự kiện quan trọng nào. Mỗi sự kiện lưu đầy đủ thông tin thời gian, địa điểm và mô tả – thành viên có thể đăng ký nhận email nhắc tự động.

3.3.1 Tạo sự kiện mới

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Quản lý”.

Bước 2: Chọn “Sự kiện”.

Bước 3: Nhấn “Thêm sự kiện”.

Bước 4: Điền tên sự kiện, thời gian diễn ra sự kiện, địa điểm tổ chức,…

Bước 5: Nhấn “Lưu lại” để hoàn tất.

3.3.2 Ẩn/hiện, chỉnh sửa, xóa sự kiện

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Quản lý”.

Bước 2: Chọn “Sự kiện”.

Bước 3: Tại mục danh sách sự kiện, chọn ẩn/hiện, chỉnh sửa, xóa sự kiện.

3.4 Cấu hình email gửi thông báo sự kiện (tạo mật khẩu ứng dụng Gmail)

Để hệ thống tự động gửi email nhắc sự kiện cho các thành viên, trước tiên dòng họ cần cấu hình một địa chỉ Gmail dùng làm email gửi đi. Vì lý do bảo mật, Google không cho dùng mật khẩu đăng nhập Gmail thông thường mà yêu cầu tạo một “mật khẩu ứng dụng” riêng. Các bước dưới đây hướng dẫn tạo mật khẩu ứng dụng Gmail, sau đó nhập vào phần mềm.

Tạo mật khẩu ứng dụng Gmail

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn muốn dùng để gửi thông báo.

Bước 2: Nhấn “Tài Khoản” để vào trang Quản lý Tài khoản Google

Bước 3: Chọn mục “Bảo mật và Đăng nhập” ở menu bên trái.

Bước 4: Nếu bạn chưa BẬT tính năng xác minh 2 bước, hãy BẬT lên trước.

Bước 5: Nhấn “Bật tính năng xác minh 2 bước” và làm theo hướng dẫn để hoàn tất.

Bước 6: Sau khi bật Xác minh 2 bước, mục “Mật khẩu ứng dụng” sẽ xuất hiện. Nhấn vào đây để bắt đầu tạo. Nếu không thấy mục này xuất hiện hãy truy cập trực tiếp bằng đường link này: (myaccount.google.com/apppasswords)

Bước 7: Nhập lại mật khẩu Gmail để xác minh danh tính, rồi nhấn “Tiếp theo”.

Bước 8: Đặt tên cho ứng dụng/thiết bị (ví dụ: “Gia Phả Đại Việt”) rồi nhấn “Tạo”.

Bước 9: Một chuỗi ký tự (chính là mật khẩu ứng dụng) sẽ hiện ra – hãy sao chép và lưu lại, sau đó nhấn “Xong”.

Bước 10: Trên trang quản trị, vào Website → Email. Nhập địa chỉ Gmail và mật khẩu ứng dụng vừa tạo vào phần cấu hình email gửi thông báo.

Bước 11: Nhập một email khác và nhấn “Kiểm tra” để thử gửi email.

Bước 12: Kiểm tra xem email test thử đã nhận được mail chưa? Nếu đã nhận được email từ email chính thì đã thành công.

Bước 13: Ấn “Lưu lại”.

Lưu ý: Mật khẩu ứng dụng chỉ hiển thị một lần khi tạo. Nếu làm mất, bạn chỉ cần tạo lại mật khẩu ứng dụng mới theo các bước trên.

3.5 Đăng ký nhận email thông báo sự kiện

Thay vì trưởng họ phải nhắn tin thủ công đến từng người nhắc lịch, hệ thống tự động gửi email thông báo đến các thành viên đã đăng ký khi sự kiện sắp đến gần. Thành viên tự đăng ký từ phía website dòng họ – không cần trưởng họ nhập email từng người.

Hướng dẫn cho thành viên tự đăng ký:

Bước 1: Thành viên truy cập website dòng họ từ điện thoại hoặc máy tính.

Bước 2: Tìm và nhấn vào mục “Sự kiện” trên thanh menu. Nhấn “Đăng ký nhận thông báo sự kiện”.

Bước 3: Chọn sự kiện muốn đăng ký nhận nhắc nhở từ danh sách. Nếu không chọn hệ thống sẽ mặc định lấy tất cả sự kiện). Điền Họ tên, địa chỉ email muốn nhận thông báo.

Bước 4: Nhấn “Gửi thông tin” – xong, hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc khi sự kiện đến gần.

3.6 Tạo thư viện ảnh và video

Thư viện ảnh là kho lưu trữ trực quan cho cả dòng họ – ảnh ngày giỗ tổ, ảnh buổi họp mặt, ảnh các cụ cao niên, video phỏng vấn ghi lại lời kể của người lớn tuổi trong họ. Tất cả được tổ chức theo album, dễ dàng tìm lại sau nhiều năm. Dung lượng từ 1 GB đến 50 GB tùy gói.

3.6.1 Tạo album thư viện mới

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Quản lý”.

Bước 2: Chọn “Thư viện”.

Bước 3: Nhấn “Thêm thư viện”.

Bước 4: – Chọn ảnh bìa cho album (ảnh đại diện hiển thị khi xem danh sách thư viện). – Đặt tên album rõ ràng (ví dụ: “Giỗ Tổ 2025”, “Họp tộc tháng 4/2026”, “Ảnh gia đình qua các thế hệ”…). – Thêm mô tả về nội dung album: thời gian, địa điểm, dịp chụp.

Bước 5: Nhấn “Lưu lại” để tạo album.

3.6.2 Thêm ảnh và video vào album

Bước 1: Vào Quản lý → Thư viện – danh sách album hiện ra.

Bước 2: Nhấn “Chi tiết” tại album muốn thêm ảnh.

Bước 3: Nhấn “Thêm ảnh/video”.

Bước 4: Nhấn “Tải file lên” và chọn một hoặc nhiều file ảnh/video từ máy tính cùng lúc.

Bước 5: Chờ file tải lên hoàn tất (thanh tiến trình hiển thị). Nhấn “Thêm vào album” để xác nhận.

Nhóm 4 – Quản trị & bảo mật

Nhóm tính năng này giúp trưởng họ phân quyền quản lý cho nhiều người, theo dõi hoạt động tài khoản và duy trì bảo mật cho toàn hệ thống.

4.1 Thêm quản trị viên phụ

Chủ tài khoản có thể thêm quản trị viên phụ để nhiều người cùng quản lý gia phả – mỗi người phụ trách một phần việc khác nhau. Mỗi quản trị viên có tài khoản đăng nhập riêng, không cần dùng chung mật khẩu với chủ tài khoản.

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Khác”.

Bước 2: Chọn “Quản trị viên”.

Bước 3: Nhấn “Thêm quản trị viên”.

Bước 4:

– Điền họ và tên đầy đủ của người được phân quyền.

– Điền địa chỉ email của họ – đây sẽ là tài khoản đăng nhập.

– Tạo mật khẩu cho tài khoản của họ (nên chọn mật khẩu mạnh: ít nhất 8 ký tự, kết hợp chữ và số).

Bước 5: Nhấn “Lưu lại”. Hệ thống sẽ gửi mail cho quản trị viên mới bao gồm email đăng nhập và mật khẩu đăng nhập vào cp.giaphadaiviet.vn. Bạn hãy thông báo cho quản trị viên mới kiểm tra mail.

4.2 Xóa quản trị viên

Khi cần thu hồi quyền truy cập của một quản trị viên (chỉ chủ tài khoản gia phả mới xóa được các quản trị viên còn lại). Tài khoản bị xóa sẽ không thể đăng nhập ngay sau đó.

Bước 1: Vào Khác → Quản trị viên. Danh sách quản trị viên hiện ra, tìm tài khoản cần xóa.

Bước 2: Nhấn vào tài khoản đó hoặc chọn tùy chọn bên cạnh.

Bước 3: Nhấn “Xóa” và xác nhận.

4.3 Xem nhật ký truy cập

Nhật ký truy cập ghi lại toàn bộ lịch sử đăng nhập vào tài khoản gia phả: ai đăng nhập, từ thiết bị nào, vào thời điểm nào. Đây là công cụ quan trọng để phát hiện đăng nhập trái phép và đảm bảo tính minh bạch trong ban liên lạc.

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Khác”.

Bước 2: Chọn “Nhật ký truy cập”.

– Danh sách lịch sử đăng nhập hiện ra với đầy đủ thông tin: tên tài khoản, thời gian đăng nhập, thiết bị sử dụng.

– Nếu phát hiện lịch sử đăng nhập lạ (không phải từ các quản trị viên được phân quyền), đổi mật khẩu ngay theo hướng dẫn mục 4.4.

4.4 Đổi mật khẩu tài khoản

Khuyến nghị đổi mật khẩu định kỳ để bảo vệ tài khoản, đặc biệt sau lần đăng nhập đầu tiên hoặc khi có quản trị viên cũ rời ban liên lạc.

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Khác”.

Bước 2: Chọn “Tài khoản”.

Bước 3: Nhấn “Đăng nhập”.

Bước 4: Chọn “Đổi mật khẩu”.

Bước 5: – Nhập mật khẩu hiện tại để xác nhận danh tính.

– Nhập mật khẩu mới (ít nhất 8 ký tự, kết hợp chữ hoa, chữ thường và số).

– Nhập lại mật khẩu mới để xác nhận.

Bước 6: Nhấn “Lưu lại”.

4.5 Xem thống kê lượt xem website

Tính năng thống kê cho bạn biết website dòng họ đang được bao nhiêu người truy cập, giúp ban liên lạc đánh giá mức độ kết nối của con cháu với website.

4.6 Gia hạn và nâng cấp gói dịch vụ

Khi gói dịch vụ sắp hết hạn hoặc dòng họ cần mở rộng (thêm thành viên, dung lượng hoặc quản trị viên), bạn thực hiện gia hạn hoặc nâng cấp trực tiếp trong hệ thống.

4.6.1 Nâng cấp gói hiện tại

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn “Nâng cấp dịch vụ”.

Bước 2: Chọn “Nâng cấp dịch vụ”.

Bước 3: Danh sách các gói dịch vụ hiện ra – tìm gói đang sử dụng. Nhấn “Nâng cấp ngay” phía dưới gói đó.

Bước 4: Hệ thống hiển thị số tiền cần thanh toán và thời hạn sau khi gia hạn. Nhấn “Tiến hành thanh toán”.

Bước 5: Hoàn tất thanh toán theo hướng dẫn hiển thị. Quét mã QR hoặc copy Số tài khoản và Mã giao dịch để chuyển khoản.

Bước 6: Nhấn “Xem lịch sử thanh toán”.

Nâng cấp lên gói cao hơn

Thao tác tương tự gia hạn, nhưng chọn gói cao hơn gói hiện tại thay vì gói đang dùng. Hệ thống tự tính chi phí chênh lệch dựa trên thời gian còn lại của gói cũ – bạn chỉ trả phần chênh lệch. Các giới hạn mới (số thành viên, dung lượng, quản trị viên) có hiệu lực ngay sau khi nâng cấp thành công.

4.6.2 Xem lịch sử thanh toán

Bước 1: Vào Nâng cấp dịch vụ.

Bước 2: Chọn “Lịch sử thanh toán”.

Bước 3: Danh sách các lần giao dịch hiện ra. Nhấn vào mã hóa đơn cụ thể để xem chi tiết từng lần thanh toán.

III. Câu hỏi thường gặp

1. Gia Phả Đại Việt Online có thực sự miễn phí không?

Gói Khởi đầu hoàn toàn miễn phí và không có thời hạn – bạn có thể tạo phả đồ lên đến 50 thành viên, sử dụng 1 GB lưu trữ và có đầy đủ website gia phả dòng họ. Khi dòng họ phát triển cần mở rộng thêm, bạn nâng cấp lên gói trả phí bất kỳ lúc nào.

2. Tôi không giỏi công nghệ, có tự dùng được không?

Hoàn toàn có thể. Phần mềm được thiết kế cho người dùng phổ thông – ai biết dùng Facebook cơ bản là có thể tự thêm thành viên và đăng bài viết. Nếu dòng họ đã có sẵn danh sách thành viên và muốn nhờ nhập hộ, các gói Thịnh vượng và Bản sắc có dịch vụ nhập liệu chuyên nghiệp – đội ngũ Gia Phả Đại Việt sẽ nhập và trình bày toàn bộ dữ liệu thay bạn.

3. Thông tin dòng họ có bị lộ ra ngoài không?

Không – nếu bạn bật tính năng mã bảo mật. Khi phả đồ ở chế độ riêng tư, chỉ những ai có mã bảo mật mới xem được phả đồ. Hệ thống còn có nhật ký truy cập để bạn theo dõi ai đã đăng nhập và khi nào, giúp phát hiện truy cập trái phép kịp thời.

4. Một tài khoản có thể quản lý nhiều nhánh họ không?

Có. Hiện tại mỗi tài khoản tạo được tối đa 5 phả đồ riêng biệt – rất tiện cho dòng họ có nhiều chi nhánh, mỗi chi có thể có phả đồ riêng nhưng vẫn nằm chung trong một tài khoản quản lý.

5. Nếu ngừng đăng ký dịch vụ, dữ liệu có bị mất không?

Gia Phả Đại Việt lưu trữ an toàn dữ liệu và hạn chế tối đa nguy cơ thất lạc. Tuy nhiên, để chủ động bảo vệ dữ liệu cá nhân, khuyến nghị bạn xuất phả đồ ra định dạng Excel hoặc PDF định kỳ để có bản sao lưu trên máy tính của mình.

6. Mã bảo mật phả đồ có thể thay đổi được không?

Có. Bạn tạo lại mã bảo mật mới bất kỳ lúc nào – mã cũ sẽ hết hiệu lực ngay sau khi mã mới được tạo và lưu. Bạn cũng có thể chuyển phả đồ trở về chế độ công khai khi không cần bảo mật nữa.

7. Mã QR thành viên có hoạt động khi phả đồ đang ở chế độ riêng tư không?

Người quét mã QR sẽ được dẫn đến website dòng họ, nhưng khi phả đồ ở chế độ riêng tư, họ sẽ cần nhập mã bảo mật để xem thông tin chi tiết – đảm bảo bảo mật xuyên suốt dù người xem đến từ đường dẫn nào.

8. Nâng cấp gói giữa chừng (chưa hết hạn) có mất tiền gói cũ không?

Không. Khi nâng cấp giữa kỳ, hệ thống tính toán chi phí chênh lệch dựa trên thời gian còn lại của gói cũ – bạn chỉ trả phần chênh lệch, không mất tiền đã đóng. Số tiền cụ thể sẽ hiển thị trên màn hình trước khi bạn xác nhận thanh toán.

9. Có bao nhiêu người có thể cùng quản lý một gia phả?

Tùy theo gói dịch vụ: Khởi đầu & Cơ bản là 1 người (chỉ chủ tài khoản); Đoàn viên là 2 người; Đồng tâm là 5 người; Thịnh vượng là 10 người; Bản sắc là 15 người. Số này đã bao gồm cả chủ tài khoản.

Phụ lục: Bảng thao tác nhanh toàn bộ tính năng

Tổng hợp đường dẫn thao tác chính xác cho tất cả tính năng trong phần mềm Gia Phả Đại Việt Online.

“Con người có tổ, có tông – Như cây có cội, như sông có nguồn.”

Gia Phả Đại Việt Online – Giữ gìn cội nguồn cho muôn đời con cháu

giaphadaiviet.vn · Hotline/Zalo: 0965.323.336 · hotro@giaphadaiviet.vn