Trong buổi họp họ bàn chuyện số hóa gia phả, gần như lần nào cũng có một cụ lên tiếng: “Đưa tên tuổi cả họ lên mạng, lỡ người ngoài đọc được thì sao?”. Câu hỏi đó thường làm cuộc họp chùng xuống, và không ít dòng họ dừng lại ở đó thêm vài năm nữa.
Đây là lo ngại chính đáng, xứng đáng được trả lời tử tế thay vì gạt đi. Bài viết này nói về bảo mật gia phả online: ai thật sự xem được phả đồ của dòng họ bạn, nên và không nên đưa những gì lên, và làm cách nào để dòng họ luôn giữ được một bản của riêng mình.
1. Gia phả online có an toàn không?
Câu trả lời ngắn: an toàn tới đâu phụ thuộc vào ba thứ do chính dòng họ quyết định, đó là đặt phả đồ ở chế độ nào, đưa những thông tin gì lên, và trao quyền cho ai. Nói cách khác, bảo mật gia phả online phần lớn là việc của người phụ trách chứ không riêng việc của phần mềm.
Điều cần nói rõ trước tiên: gia phả online không bắt buộc phải công khai. Nhiều người hình dung đưa gia phả lên mạng nghĩa là ai gõ tìm cũng ra, thực tế không phải vậy. Phả đồ có thể đặt ở chế độ riêng tư, khi đó chỉ những ai có mã bảo mật mới xem được phả đồ.
Cũng cần đặt cạnh nhau cho công bằng: cuốn gia phả giấy để trong tủ thờ không phải là phương án an toàn tuyệt đối. Nó chỉ có một bản, sợ ẩm mốc, mối mọt, hỏa hoạn và lụt lội, và ai vào nhà thờ họ cũng có thể mở ra đọc. Hai cách lưu giữ có rủi ro khác nhau chứ không phải một bên có rủi ro còn một bên thì không.
2. Ba nỗi lo hay bị gộp làm một
Khi bàn chuyện bảo mật gia phả online trong họ, ba nỗi lo dưới đây thường bị trộn lẫn, trong khi cách xử lý của chúng hoàn toàn khác nhau.
2.1. Sợ người ngoài đọc được chuyện trong họ
Đây là nỗi lo về quyền riêng tư. Cách xử lý nằm ở hai chỗ: chế độ hiển thị của phả đồ, và nguyên tắc ghi chép của dòng họ. Mục 3 và mục 4 nói kỹ hai phần này.
2.2. Sợ mất dữ liệu về lâu dài
Đây là nỗi lo về độ bền, và là nỗi lo chính đáng nhất trong ba cái, bởi gia phả là thứ tính bằng đời người chứ không tính bằng năm. Cách xử lý không nằm ở việc tin tưởng nhà cung cấp, mà nằm ở việc dòng họ chủ động giữ một bản riêng. Mục 5 nói cụ thể.
2.3. Sợ không kiểm soát được ai sửa gì
Đây là nỗi lo về quản trị, thường xuất hiện ở những dòng họ đông chi. Người ta sợ con cháu sửa lung tung, sửa sai thứ bậc, hoặc sợ một chi tự ý đổi phần của chi khác. Cách xử lý nằm ở phân quyền, nói ở mục 6.
Bảo mật gia phả online: ba nỗi lo thường gặp và cách xử lý từng nỗi lo
3. Ai xem được phả đồ của dòng họ bạn?
Phả đồ trên Gia Phả Đại Việt có thể chuyển sang trạng thái riêng tư và gắn một mã bảo mật. Sau khi bật, chỉ những ai có mã bảo mật mới xem được phả đồ, người không có mã mở đường dẫn ra cũng không thấy nội dung bên trong.
Người phụ trách quyết định đưa mã cho ai. Trong thực tế, các dòng họ hay làm theo một trong ba cách:
| Cách đặt | Ai xem được phả đồ | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Kín hoàn toàn | Chỉ người được chia mã, thường chia trong nhóm Zalo của họ | Dòng họ còn dè dặt, hoặc đang nhập liệu chưa xong |
| Kín phả đồ, mở phần giới thiệu | Phả đồ cần mã; trang giới thiệu, bài viết, ảnh lễ giỗ tổ thì ai cũng xem được | Phần lớn dòng họ chọn cách này |
| Mở hoàn toàn | Ai có đường dẫn đều xem được | Dòng họ chủ động công khai để tìm lại các chi thất lạc. Cần rà kỹ thông tin người đang sống theo bảng ở mục 4 |
Các bước bật chế độ riêng tư và tạo mã có trong bài hướng dẫn tạo mã bảo mật cho phả đồ. Việc này làm được ngay từ lúc mới dựng phả đồ, không phải chờ nhập liệu xong.
Chưa chắc nên để kín hay mở? Cách an toàn là bật riêng tư ngay từ đầu, nhập liệu xong rồi họp họ bàn sau. Mở ra thì dễ, thu lại thì khó. Cần tư vấn thêm, gọi hoặc nhắn Zalo 0965.323.336.
4. Nên và không nên đưa những gì lên?
Đây là phần quan trọng hơn cả chuyện kín hay mở, vì nó áp dụng trong mọi trường hợp. Nguyên tắc chung của nhiều dòng họ: người đã khuất thì ghi đầy đủ vì đó là lịch sử dòng họ, người đang sống thì ghi vừa đủ.
| Loại thông tin | Người đã khuất | Người đang sống |
|---|---|---|
| Họ tên, tên húy, năm sinh năm mất | Ghi đầy đủ | Ghi họ tên và năm sinh |
| Ngày giỗ, nơi an táng | Ghi đầy đủ, đây là phần con cháu cần nhất | Không áp dụng |
| Ảnh chân dung | Nên có, nhất là ảnh thờ | Hỏi ý người đó trước khi đăng |
| Số điện thoại, email | Không áp dụng | Nhiều họ chỉ để liên hệ của người phụ trách, không để của từng người |
| Địa chỉ | Ghi quê quán là đủ | Ghi tỉnh hoặc xã, không ghi địa chỉ nhà chi tiết |
| Thông tin trẻ nhỏ | Không áp dụng | Chỉ họ tên và năm sinh, hạn chế ảnh |
| Chuyện riêng trong nhà | Cân nhắc kỹ, nhất là chuyện còn liên quan tới người đang sống | Không đưa vào gia phả |
Nên thống nhất nguyên tắc này trong một buổi họp họ và ghi vào biên bản, thay vì để mỗi người nhập một kiểu. Về mặt pháp lý, Việt Nam đã có nghị định riêng về bảo vệ dữ liệu cá nhân từ năm 2023, trong đó có yêu cầu về việc thu thập và sử dụng thông tin của người khác. Với gia phả dòng họ, cách làm đúng tinh thần đó đơn giản là hỏi ý trước khi đăng thông tin và ảnh của người đang sống.
5. Giữ một bản của riêng dòng họ
Với nỗi lo về độ bền, cách phòng xa hợp lý không phải là tìm nhà cung cấp hứa hẹn nhiều nhất, mà là chọn nền tảng cho phép lấy dữ liệu ra bất cứ lúc nào, rồi thực sự lấy ra theo định kỳ.
Phả đồ trên Gia Phả Đại Việt xuất được ra file Excel, ảnh JPG hoặc PNG, file SVG và PDF. Cách làm nhiều dòng họ đang áp dụng:
- Sau mỗi kỳ giỗ tổ, người phụ trách xuất một bản Excel và một bản PDF.
- Lưu vào máy tính của họ, đồng thời gửi cho trưởng một vài chi giữ hộ.
- In một bản PDF cất trong tủ thờ cùng cuốn gia phả gốc.
Trang in phả đồ trên Gia Phả Đại Việt với menu tải về dạng PNG, SVG, PDF
Làm đủ ba bước này thì dữ liệu dòng họ tồn tại ở nhiều nơi cùng lúc, hạn chế tối đa nguy cơ mất trắng. Các bước xuất file có trong bài hướng dẫn xuất file phả đồ.
Cũng xin nói thẳng: bản gia phả chép tay của cụ tổ vẫn nên giữ nguyên trong tủ thờ. Bản trực tuyến là để dùng hằng ngày và để phòng khi bản giấy hỏng, không phải để thay thế kỷ vật.
6. Kiểm soát ai sửa được gì
Không phải ai xem được gia phả cũng sửa được gia phả. Quyền sửa thuộc về quản trị viên, và số lượng quản trị viên tùy theo gói dịch vụ, từ một người tới mười lăm người.
Với dòng họ đông chi, cách làm phổ biến là mỗi chi cử một người làm quản trị viên phụ trách phần của chi mình, còn trưởng họ hoặc người được hội đồng gia tộc giao giữ vai trò chính. Cách phân chia này nên ghi vào biên bản họp họ, vì thỏa thuận miệng là nguồn gốc của phần lớn mâu thuẫn dòng họ về sau. Vai trò của người đứng đầu trong việc này có trong bài trưởng họ là ai, vai trò và cách chọn.
Chi tiết các nhóm tính năng quản trị và số quản trị viên của từng gói nằm trong bài giới thiệu phần mềm Gia Phả Đại Việt Online.
7. Sáu việc bảo mật gia phả online nên làm ngay
Gom lại, bảo mật gia phả online nằm ở sáu việc rất cụ thể, làm được ngay trong tuần đầu:
- Bật chế độ riêng tư ngay từ đầu. Nhập liệu xong rồi họp họ bàn mở hay không. Mở ra thì dễ, thu lại thì khó.
- Thống nhất nguyên tắc ghi thông tin người đang sống theo bảng ở mục 4, ghi vào biên bản họp họ.
- Chỉ cấp quyền quản trị viên cho người thật sự cần. Người chỉ xem thì không cần quyền sửa.
- Ghi rõ ai giữ quyền gì vào biên bản, kèm cách bàn giao khi người đó không còn phụ trách.
- Đổi mã bảo mật khi có người rời ban quản trị hoặc khi mã bị chia sẻ rộng ngoài ý muốn.
- Đặt lịch xuất dữ liệu mỗi năm một lần, gắn vào dịp giỗ tổ cho dễ nhớ.
Sáu việc bảo mật gia phả online nên làm ngay khi bắt đầu
Sáu việc làm được trong tuần đầu, không cần người kỹ thuật
8. Câu hỏi thường gặp
8.1. Để phả đồ riêng tư thì con cháu xem bằng cách nào?
Con cháu nhập mã bảo mật là xem được. Mã thường được chia trong nhóm Zalo của dòng họ hoặc phát trong buổi họp họ. Người phụ trách có thể đổi mã bất cứ lúc nào.
8.2. Có bắt buộc đưa thông tin người đang sống lên không?
Không. Nhiều dòng họ chỉ ghi họ tên và năm sinh cho người còn sống, phần chi tiết để trống và bổ sung sau khi đã hỏi ý. Phả đồ vẫn dựng được bình thường.
8.3. Người giữ mã bảo mật rời đi thì xử lý thế nào?
Tạo mã mới và chia lại cho những người còn trong ban quản trị. Đây cũng là lý do nên ghi rõ danh sách người giữ quyền vào biên bản họp họ ngay từ đầu.
8.4. Dòng họ lấy lại toàn bộ dữ liệu được không?
Được. Phả đồ xuất ra file Excel, ảnh JPG hoặc PNG, file SVG và PDF. Nên xuất định kỳ mỗi năm một lần và lưu ở nơi khác, đừng đợi tới lúc cần mới làm.
Các thao tác cụ thể của việc bảo mật gia phả online, từ thiết lập quyền riêng tư, phân quyền tới xuất file, được hướng dẫn từng bước trong trang hướng dẫn sử dụng Gia Phả Đại Việt.
Nội dung bài mang tính hướng dẫn thực hành cho việc lưu trữ gia phả dòng họ, không phải tư vấn pháp lý. Khi cần xác định nghĩa vụ cụ thể liên quan tới dữ liệu cá nhân, đề nghị tham khảo văn bản pháp luật hiện hành hoặc ý kiến của người có chuyên môn.