Dòng họ bạn đã có cuốn gia phả giấy hoặc bảng danh sách con cháu mấy trăm người, chép tay qua nhiều đời. Giờ muốn đưa hết lên phần mềm để cả họ xem được trên điện thoại. Nếu ngồi thêm từng người một, một dòng họ 300 người có thể mất vài buổi làm việc liên tục.
Gia Phả Đại Việt Online có cách nhanh hơn: nhập gia phả bằng file Excel. Bạn tải file mẫu của hệ thống về, điền danh sách thành viên vào các cột có sẵn, tải lên một lần, phần mềm tự dựng phả đồ đủ các đời. Trong video dưới đây, danh sách 85 người từ đời 1 đến đời 6 được nhập xong trong hơn một phút.
1. Khi nào nên nhập gia phả bằng file Excel
Phần mềm có hai cách đưa thành viên vào phả đồ: thêm tay từng người qua biểu tượng bánh răng, hoặc nhập cả danh sách từ file Excel. Cách thứ hai hợp lý khi:
- Dòng họ đã có sẵn danh sách con cháu trên Excel, Word hoặc bảng viết tay.
- Số thành viên từ vài chục người trở lên, nhiều đời, nhiều chi.
- Nhiều người trong họ cùng góp dữ liệu: mỗi chi điền một phần rồi gộp lại, không cần ai cũng có tài khoản quản trị viên.
- Bạn muốn soát lại toàn bộ dữ liệu trên một bảng trước khi đưa vào phần mềm, dễ phát hiện sai chính tả và sai ngày tháng hơn soát trên phả đồ.
- Phả đồ đã có sẵn dữ liệu và bạn cần sửa hoặc bổ sung nhiều người một lúc. Khi phả đồ đã có người, file tải về chứa đúng danh sách hiện tại, bạn sửa trên đó rồi tải lên để cập nhật. Đây là cách làm gọn cho việc cập nhật định kỳ, ví dụ sau mỗi dịp giỗ Tổ.
Ngược lại, nếu chỉ thêm một vài người mới sinh hoặc mới về làm dâu, thêm tay trên phả đồ nhanh hơn. Cách thêm tay từng người được trình bày trong bài Hướng dẫn tạo cây gia phả online từ A đến Z. Nếu bạn chưa quen với khái niệm phả đồ và các ký hiệu trong sơ đồ dòng họ, nên xem trước bài Sơ đồ gia phả là gì? Cách vẽ sơ đồ gia phả dòng họ.
2. Video hướng dẫn nhập gia phả bằng file Excel
Video dưới đây quay lại đầy đủ 4 bước trên phần mềm, từ lúc mở phả đồ trống đến khi phả đồ 6 thế hệ hiện ra trên website dòng họ.
Video hướng dẫn nhập gia phả bằng file Excel trên phần mềm Gia Phả Đại Việt Online
3. Chuẩn bị trước khi nhập gia phả bằng Excel
Ba việc nên làm xong trước khi mở phần mềm:
- Gom dữ liệu về một chỗ. Họ tên, giới tính, thuộc đời thứ mấy, con của ai, vợ hoặc chồng của ai. Năm thông tin này quyết định vị trí một người trên phả đồ. Ngày sinh, ngày mất, học vấn, số điện thoại có thể bổ sung sau.
- Xác định người đứng đầu gia phả. Thường là cụ tổ khai canh hoặc đời cao nhất mà dòng họ còn thông tin. Người này là dòng đầu tiên trong file.
- Đếm số người. Mỗi gói có giới hạn số thành viên trong phả đồ: Khởi đầu miễn phí 50 người, Cơ bản 200, Đoàn viên 500, Đồng tâm 2.000, Thịnh vượng 10.000, Bản sắc không giới hạn. Nếu danh sách vượt giới hạn gói đang dùng, nâng cấp gói trước khi nhập.
Bạn cần một phần mềm mở được file .xlsx: Excel, WPS Office hoặc Google Sheets đều được. Nên làm trên máy tính, không làm trên điện thoại.
4. Bước nhập gia phả bằng file Excel
Bước 1: Mở chế độ chỉnh sửa phả đồ
Đăng nhập cp.giaphadaiviet.vn, vào Quản lý ở menu bên trái, chọn Gia phả. Danh sách cây gia phả của bạn hiện ra. Nhấn Chỉnh sửa Phả đồ tại cây gia phả cần nhập dữ liệu. Nếu chưa có cây nào, nhấn Thêm cây gia phả mới, đặt tên rõ ràng rồi lưu lại.
Bước 1: vào Quản lý, chọn Gia Phả, nhấn Chỉnh sửa Phả đồ
Bước 2: Chọn Nhập từ Excel
Với phả đồ còn trống, màn hình hiện hai lựa chọn: Thêm người đứng đầu gia phả và Hoặc nhập từ Excel. Nhấn lựa chọn thứ hai. Với phả đồ đã có người, bạn nhấn nút Nhập từ Excel trên thanh công cụ phía trên phả đồ.
Bước 2: phả đồ chưa có thành viên sẽ hiện nút Hoặc nhập từ Excel
Bước 3: Tải file Excel về máy và điền dữ liệu
Hộp thoại Nhập thành viên từ Excel mở ra với hai mục. Nội dung mục 1 khác nhau tùy phả đồ đã có người hay chưa, đây là chỗ nhiều người hiểu nhầm nên cần đọc kỹ.
Phả đồ chưa có ai: mục 1 hiện nút Tải mẫu Excel. File tải về là file mẫu trống, có sẵn vài dòng ví dụ để bạn xem cách khai báo. Xóa các dòng ví dụ đó đi, rồi điền người của dòng họ mình vào đúng các cột có sẵn.
Phả đồ chưa có ai: mục 1 hiện nút Tải mẫu Excel
Phả đồ đã có người: mục 1 đổi thành Tải xuống danh sách thành viên hiện tại, nút bấm là Tải danh sách hiện tại. File tải về không trống mà liệt kê đầy đủ thành viên đang có trong phả đồ. Bạn mở file đó ra, sửa thông tin cần sửa, thêm người mới vào các dòng dưới, rồi tải lên lại. Mục 2 lúc này cũng đổi tên thành Tải tệp đã chỉnh sửa lên để cập nhật.
Phả đồ đã có người: file tải về chứa sẵn danh sách hiện tại, sửa rồi tải lên để cập nhật
Ba điều cần nhớ khi cập nhật bằng Excel
- Luôn tải danh sách mới nhất về trước khi sửa. Đừng mở lại file đã tải từ lần trước. Nếu trong thời gian đó có quản trị viên khác thêm người trên phả đồ, file cũ của bạn không có những người đó.
- Xóa một dòng trong file là xóa thành viên đó khỏi phả đồ. Muốn giữ người đó mà không hiện trên phả đồ, đừng xóa dòng, hãy dùng tùy chọn ẩn thành viên ngay trên phả đồ.
- Không đổi tên cột, không thêm cột mới, không xóa cột. Hệ thống đọc dữ liệu theo tên cột của file mẫu.
Nguyên tắc quan trọng nhất: mỗi người một dòng, và người ở đời trên phải được điền trước người ở đời dưới. Lý do là khi khai cha mẹ hay vợ chồng, bạn phải nhắc lại số thứ tự của người đã có ở phía trên trong file.
Ba cột có dấu * là bắt buộc, cột quan hệ điền số thứ tự, sheet HuongDan nằm cạnh sheet ThanhVien
Dòng họ bạn có hơn 1.000 người, dữ liệu rải rác nhiều nơi?
Gói Thịnh vượng và Bản sắc có hỗ trợ nhập liệu: dòng họ gửi dữ liệu, đội ngũ Gia Phả Đại Việt nhập và trình bày giúp. Gọi hoặc Zalo 0965.323.336 để được tư vấn gói phù hợp, không mất phí.
Bước 4: Tải file lên và xác nhận
Quay lại hộp thoại, ở mục 2 nhấn vào khung chọn tệp và chọn file vừa lưu. Khung này ghi Bấm để chọn tệp .xlsx đã điền với phả đồ trống, hoặc Bấm để chọn tệp .xlsx đã chỉnh sửa với phả đồ đã có người.
Bước 4: bấm vào khung ở mục 2 để chọn file .xlsx đã điền
Hệ thống đọc file rồi hiện bảng kiểm tra trước khi nhập, gồm:
- Đọc được và Dòng lỗi: trong video là 85 dòng đọc được, 0 dòng lỗi.
- Một dòng tóm tắt: bao nhiêu thành viên hợp lệ, bao nhiêu người trong tộc, bao nhiêu dâu rể, sau khi nhập gia phả có tổng bao nhiêu người, tệp nằm từ đời mấy đến đời mấy.
- Bảng xem trước 8 dòng đầu, có cột Gắn vào cho biết hệ thống hiểu quan hệ của từng người ra sao, ví dụ “Vợ của STT 1 (Nguyễn Văn Hưng)” hoặc “Con của STT 1 (Nguyễn Văn Hưng)”.
Đọc kỹ cột Gắn vào. Đây là lúc phát hiện sai quan hệ dễ nhất. Nếu thấy chưa đúng, nhấn Chọn tệp khác để sửa file rồi tải lại. Nếu đã đúng, nhấn nút Nhập … thành viên ở góc phải. Phả đồ hiện ra ngay với đầy đủ các đời, kèm dòng thống kê số thế hệ và số thành viên phía trên.
Bảng kiểm tra: 85 dòng đọc được, 0 dòng lỗi, cột Gắn vào cho biết hệ thống hiểu quan hệ từng người ra sao
Kết quả: phả đồ 6 thế hệ, 85 thành viên, có sẵn nút Nhập từ Excel và Xuất ra Excel trên thanh công cụ
5. Cách điền các cột quan trọng trong file mẫu Excel
File mẫu có nhiều cột, nhưng chỉ một nhóm nhỏ quyết định phả đồ dựng đúng hay sai. Nhóm còn lại là thông tin bổ sung, để trống cũng được và điền sau trên phần mềm. Ba cột có dấu * màu đỏ ở dòng tiêu đề là cột bắt buộc: STT, Họ và tên, Giới tính. File mẫu còn có sheet HuongDan nằm cạnh sheet ThanhVien, bạn mở xem khi cần tra lại quy ước điền.
| Cột | Cách điền |
|---|---|
| STT * | Bắt buộc. Số thứ tự dòng, đánh liên tục từ 1. Các cột quan hệ phía sau sẽ gọi lại số này, nên không được trùng và không được bỏ trống. |
| Họ và tên * | Bắt buộc. Ghi đầy đủ họ tên. Với người không rõ tên, ghi cách gọi trong họ, ví dụ “Chồng 1”. |
| Giới tính * | Bắt buộc. Nam hoặc Nữ. |
| Đời | Số đời tính từ người đứng đầu gia phả: người đứng đầu là 1, con là 2, cháu là 3. Vợ hoặc chồng ghi cùng đời với người trong tộc. |
| Thân phụ và Thân mẫu | Điền số thứ tự của cha và của mẹ, lấy từ cột STT ở các dòng phía trên. Ví dụ cha nằm ở dòng số 3 thì điền 3. Bạn cũng có thể ghi kèm họ tên cho dễ soát, dạng 3 – Nguyễn Văn An, vì hệ thống chỉ đọc phần số. Người đứng đầu gia phả để trống hai cột này. |
| Vợ/chồng của | Cũng điền số thứ tự như hai cột trên. Một người có nhiều vợ hoặc nhiều chồng thì ghi nhiều số, cách nhau bằng dấu phẩy, ví dụ 17, 20 hoặc 17 – Lê Mai Phương, 20 – Nguyễn Thị Mai. |
| Ngày sinh và Ngày mất | Nhận cả ba dạng: đầy đủ 01/02/1846, chỉ tháng và năm 12/1950, hoặc chỉ năm 1924. Rất tiện với các đời trên chỉ còn nhớ năm. |
| Đã mất | Có hoặc Không. |
| Các cột còn lại | Tên thường gọi, chức danh hoặc vai vế trong họ, tình trạng hôn nhân, học vấn, nhóm máu, số điện thoại và một số thông tin mở rộng khác. Không bắt buộc, để trống cũng nhập được. |
6. Lỗi thường gặp khi nhập file Excel và cách xử lý
Nếu ô Dòng lỗi ở bảng kiểm tra khác 0, thường do một trong các nguyên nhân sau:
- Con được điền trước cha mẹ. Hệ thống chưa biết cha mẹ là ai nên không gắn được. Sắp lại file theo thứ tự đời tăng dần, đời 1 trước, đời 2 sau.
- Sai số thứ tự trong cột quan hệ. Điền cha là số 5 nhưng dòng số 5 trong file lại là người khác. Soát lại cột STT.
- Thiếu một trong ba cột bắt buộc. STT, Họ và tên, Giới tính không được để trống.
- Đổi tên cột hoặc xóa cột trong file mẫu. Hệ thống đọc theo tên cột, nên phải giữ nguyên cấu trúc file mẫu. Nếu đã làm sai, tải lại file mẫu mới và dán dữ liệu sang.
- Vượt giới hạn số thành viên của gói. Kiểm tra lại số dòng so với giới hạn gói đang dùng.
- Dùng lại file tải về từ lần trước. Đây không phải lỗi hệ thống báo, nhưng là sai sót nguy hiểm hơn cả: file cũ thiếu những người được thêm sau đó, tải lên sẽ làm mất họ khỏi phả đồ. Mỗi lần cập nhật đều tải danh sách mới nhất về trước.
Sau khi nhập xong, nên xuất một bản sao lưu về máy bằng nút Xuất ra Excel trên cùng thanh công cụ. Việc này giúp dòng họ luôn có bản dữ liệu trên máy tính của mình, hạn chế tối đa nguy cơ thất lạc.
7. Câu hỏi thường gặp
Phả đồ đã có dữ liệu, tải file Excel lên có bị trùng người không?
Không, nếu bạn làm đúng cách. Khi phả đồ đã có người, nút ở mục 1 tải về đúng danh sách thành viên đang có. Bạn sửa trực tiếp trên file đó rồi tải lên, hệ thống rà soát và cập nhật theo nội dung file, không tạo thêm bản ghi trùng. Trùng người chỉ xảy ra khi bạn tự tạo một file mới và gõ lại những người đã có trong phả đồ.
Dùng Excel để cập nhật gia phả định kỳ được không?
Được, và đây là cách tiện nhất với dòng họ đông người. Mỗi lần có thay đổi, chẳng hạn sau giỗ Tổ ghi nhận thêm mấy cháu mới sinh, bạn tải danh sách hiện tại về, sửa và thêm trên file rồi tải lên lại. Nhớ hai điều: tải file mới nhất về mỗi lần làm, và xóa dòng trong file là xóa thành viên đó khỏi phả đồ.
Gói Khởi đầu miễn phí có dùng được tính năng này không?
Có. Tính năng nhập từ Excel dùng được ở mọi gói. Chỉ có một giới hạn cần để ý là số thành viên tối đa của từng gói, gói Khởi đầu là 50 người.
Dòng họ có nhiều chi, mỗi chi một người điền thì làm thế nào?
Gửi file mẫu cho từng chi điền phần của mình, sau đó gộp về một file. Khi gộp, đánh lại cột STT cho liên tục và sửa các cột Thân phụ, Thân mẫu, Vợ/chồng của theo số thứ tự mới. Đây là bước dễ sai nhất, nên kiểm tra kỹ cột “Gắn vào” ở bảng xem trước.
Nhập xong thì con cháu xem phả đồ ở đâu?
Phả đồ hiển thị ngay trên website gia phả riêng của dòng họ (Ví dụ: demo-honguyen.giaphadaiviet.vn), con cháu vào xem không cần đăng nhập. Nếu dòng họ không muốn công khai, bạn chuyển phả đồ sang chế độ riêng tư và tạo mã bảo mật: khi đó chỉ những ai có mã bảo mật mới xem được phả đồ.
Sau khi nhập, muốn sửa thông tin một người thì làm sao?
Vào Quản lý, chọn Gia phả, nhấn Chỉnh sửa phả đồ, rồi nhấn biểu tượng bánh răng phía trên tên người đó và chọn Chỉnh sửa. Tại đây bạn cũng thêm được vợ chồng, thêm con và sắp xếp thứ tự con trưởng con thứ.
