Gia Phả Đại Việt Online vừa cập nhật tính năng nhập dữ liệu bằng file Excel. Điểm mới là tính năng nay chạy theo hai chiều: ngoài việc dựng phả đồ lần đầu, bạn còn cập nhật phả đồ bằng file Excel khi cây gia phả đã có sẵn dữ liệu.
Tính năng dùng được ở mọi gói dịch vụ, kể cả gói Khởi đầu. Giới hạn theo số thành viên tối đa của gói đang dùng.
1. Điểm mới: cập nhật phả đồ bằng file Excel khi đã có dữ liệu
Hộp thoại “Nhập thành viên từ Excel” nay tự đổi nội dung theo trạng thái của phả đồ:
- Phả đồ còn trống: tải mẫu Excel của hệ thống về điền.
- Phả đồ đã có người: tải xuống danh sách thành viên hiện tại, sửa thông tin và thêm người mới ngay trên file đó rồi tải lên.
Phả đồ đã có dữ liệu: hệ thống mời tải danh sách thành viên hiện tại về để sửa
Đường đi trong phần mềm: Quản lý → Gia phả → Chỉnh sửa phả đồ → Nhập từ Excel.
Chiều thứ hai hợp với việc bổ sung định kỳ. Sau mỗi dịp giỗ Tổ, quản trị viên tải danh sách hiện tại về, thêm người mới sinh, dâu rể mới và người đã mất trong năm một lượt trên Excel rồi tải lên, thay vì mở phả đồ sửa từng người.
2. Xem trước rồi mới ghi vào phả đồ
Sau khi chọn tệp, hệ thống đọc file và hiện bảng kiểm tra trước khi ghi bất cứ thứ gì vào phả đồ: số dòng đọc được, số dòng lỗi, và cột “Gắn vào” cho biết hệ thống hiểu quan hệ của từng người ra sao. Thấy chưa đúng thì chọn tệp khác rồi tải lại, phả đồ vẫn nguyên vẹn. Ý nghĩa từng cột trong file mẫu có trong hướng dẫn nhập gia phả bằng file Excel.
Bảng kiểm tra hiện số dòng đọc được, số dòng lỗi và cột Gắn vào trước khi ghi vào phả đồ
3. Ba điều cần nhớ khi cập nhật
Vì file tải lên quyết định nội dung phả đồ:
- Luôn tải danh sách mới nhất về trước khi sửa. Dùng lại file cũ sẽ làm mất những người được thêm sau đó, mà bảng kiểm tra vẫn báo 0 dòng lỗi.
- Xóa một dòng trong file là xóa thành viên đó khỏi phả đồ. Muốn giữ mà không hiện thì dùng tùy chọn “Không hiển thị trên Phả đồ”.
- Không đổi tên cột, không thêm hoặc xóa cột. Hệ thống đọc dữ liệu theo đúng tên cột của file mẫu.
Dòng họ đông người, ngại tự nhập? Gói Thịnh vượng và Bản sắc có phần hỗ trợ nhập liệu. Tư vấn: 0965.323.336.
4. Video và hướng dẫn chi tiết
Toàn bộ thao tác được quay lại trong video 74 giây dưới đây: một dòng họ 85 thành viên, 6 đời, nhập xong trong hơn một phút.
Cách điền từng cột, quy ước khai cha mẹ và vợ chồng theo số thứ tự, các dạng ngày sinh được chấp nhận cùng danh sách lỗi thường gặp đều có trong bài hướng dẫn nhập gia phả bằng file Excel.
