Phả đồ dựng xong phần các cụ thì đến phần khó giữ hơn: người đang sống. Nhà có dâu rể mới, có cháu mới sinh, có cái tên ghi sai phải sửa, có người gắn nhầm nhánh phải chuyển. Bài này hướng dẫn cách thêm thành viên vào gia phả online trên Gia Phả Đại Việt theo từng tình huống: thêm vợ hoặc chồng, thêm con, người có nhiều hôn phối, sửa hồ sơ, ẩn hoặc xóa một người và đổi thân sinh.
Mọi thao tác làm trong trang quản trị của dòng họ, do chủ tài khoản hoặc quản trị viên của dòng họ thực hiện. Ai chưa có phả đồ thì làm theo bài hướng dẫn tạo cây gia phả online trước, dựng xong vài đời đầu rồi quay lại đây.
1. Trước khi thêm: vào đúng chỗ và nhớ ba quy ước
Đường vào chỉ có một: Quản lý → Gia phả → chọn phả đồ → Chỉnh sửa phả đồ. Ở chế độ này, phía trên ô tên của mỗi thành viên hiện một biểu tượng bánh răng màu xám. Bấm vào đó, một menu ngắn hiện ra: Xem đời sau, Trở về gốc, Sao chép dữ liệu, Thêm hôn thê, Thêm con, Chỉnh sửa, Xóa. Mọi cách thêm thành viên vào gia phả, từ thêm dâu rể tới thêm cháu, đều bắt đầu từ menu này.
Menu bánh răng hiện phía trên ô tên khi vào chế độ Chỉnh sửa phả đồ
Ba quy ước cần nhớ trước khi bấm:
- Người mới luôn bám vào một người đã có. Vợ hoặc chồng thêm từ ô của người phối ngẫu, con thêm từ ô của bố hoặc mẹ. Phả đồ không có thành viên đứng một mình, nên phải xác định người này nối vào ai trước khi thêm.
- Một người con cần đủ cả bố và mẹ trên hệ thống. Chưa có mẹ thì thêm mẹ trước, dù chỉ ghi được họ; không muốn hiện thì ẩn, không bỏ trống.
- Đời và thứ tự là hai ô số riêng. Đời tính theo bố mẹ; thứ tự là số quyết định con nào đứng bên trái con nào, số lớn đứng trước. Hai ô này sai thì phả đồ vẽ lệch, sửa được nhưng mất công.
2. Cách thêm thành viên vào gia phả: thêm vợ hoặc chồng
Thêm hôn phối là thao tác gặp nhiều nhất, vì mỗi đám cưới trong họ là một lần thêm. Ba bước:
- Bước 1: bấm bánh răng phía trên ô tên người cần thêm vợ hoặc chồng, chọn Thêm hôn thê. “Hôn thê” là tên chung của mục này, dùng cho cả thêm vợ lẫn thêm chồng.
- Bước 2: điền form. Họ và tên là ô bắt buộc; chọn Giới tính; các ô ngày sinh âm hoặc dương, quê quán, ảnh, số điện thoại điền được tới đâu hay tới đó, sau bổ sung.
- Bước 3: bấm Cập nhật. Người mới hiện cạnh người phối ngẫu, nối bằng đường hôn phối.
Thêm chồng cho con gái làm y hệt, chọn giới tính Nam. Dòng họ ghi đủ con gái, con rể thì đây là chỗ ghi con rể; vì sao nên ghi đủ có trong bài con gái có được ghi vào gia phả không. Người phối ngẫu mới về chưa muốn hiện ảnh hay số điện thoại thì cứ ghi tên trước, các ô khác để trống.
3. Thêm con và xếp thứ tự anh chị em
Cách thêm thành viên vào gia phả ở đời kế tiếp là Thêm con. Trình tự:
- Bước 1: bấm bánh răng trên ô tên của bố hoặc mẹ, chọn Thêm con.
- Bước 2: chọn giới tính Nam hoặc Nữ ngay đầu form, điền họ tên, ngày sinh âm hoặc dương và ô Thứ tự.
- Bước 3: bấm Cập nhật. Con hiện ở hàng dưới, đời tăng thêm một so với bố mẹ.
Form Thêm con: chọn giới tính, điền họ tên, ngày sinh và thứ tự
Nếu người đó chưa có vợ hoặc chồng trên phả đồ, phải thêm trước, vì hệ thống yêu cầu người con có cả bố và mẹ. Trường hợp không còn ai nhớ tên bà thì ghi theo cách gia phả xưa vẫn làm, “bà họ Trần” hoặc “chưa rõ tên”, rồi bật Không hiển thị trên Phả đồ nếu không muốn ô đó hiện ra; tên vẫn lưu trong hệ thống, sau này tìm ra thì sửa lại.
Về thứ tự: số thứ tự lớn hơn đứng về phía trái trên phả đồ. Nhà có ba con, muốn trưởng, thứ, út xếp từ trái sang phải thì điền con trưởng 3, con thứ 2, con út 1. Lỡ sót một người con ở giữa, thêm người đó xong sửa lại số của các em: bánh răng, Chỉnh sửa, ô Thứ tự, Cập nhật. Con gái xếp đúng thứ tự sinh cùng anh em trai, không đẩy xuống cuối.
4. Người có nhiều hôn phối và con của từng người
Các cụ đời trước có vợ cả vợ lẽ, người đời nay có tái hôn, phả đồ phải ghi được cả hai mà không lẫn con ai với ai. Cách thêm thành viên vào gia phả cho trường hợp này vẫn dùng đúng hai mục Thêm hôn thê và Thêm con:
- Thêm hôn thê nhiều lần cho cùng một người, mỗi lần một người phối ngẫu. Hệ thống hỗ trợ nhiều hôn phối cho một thành viên.
- Thêm con rồi kiểm tra mục Bố mẹ trong hồ sơ của người con, chắc chắn con gắn đúng cặp bố mẹ. Gắn nhầm thì dùng Cập nhật lại thân sinh ở mục 6, không cần xóa đi thêm lại.
- Bật đường nối: vào Website trực tuyến, chọn Phả đồ, tick “Hiển thị đường nối hôn phối đến con (đối với thành viên nhiều hôn phối)”. Phả đồ vẽ đường từ từng hôn phối xuống con của cặp đó. Họ ít trường hợp này thì tắt cho sơ đồ gọn.
Tùy chọn hiển thị đường nối hôn phối đến con trên website dòng họ
Con riêng mà người phối ngẫu mang về từ cuộc hôn nhân trước, nhiều họ chỉ ghi ở phần tiểu sử của người ấy, không thêm thành ô riêng trên phả đồ họ mình; họ nào có lệ khác thì theo lệ ấy.
5. Sửa thông tin thành viên: hồ sơ chi tiết
Chỉnh sửa không phải cách thêm thành viên vào gia phả mới, nhưng là việc làm nhiều hơn cả thêm, vì lúc thêm thường chỉ kịp ghi tên và năm sinh. Bấm bánh răng, chọn Chỉnh sửa, form đầy đủ của một thành viên mở ra: họ và tên, giới tính, thứ tự, đời, ngày sinh và ngày mất theo âm hoặc dương lịch, tên gọi khác, tiểu sử, ảnh và video, địa chỉ, số điện thoại, học vấn, nhóm máu, tình trạng hôn nhân. Sửa xong bấm Cập nhật.
Hồ sơ chi tiết của một thành viên, ảnh dùng dữ liệu mẫu
Bốn chỗ nên điền cho kỹ:
- Ngày mất ghi theo âm lịch, vì giỗ tính theo âm; đây là dữ liệu để lập lịch giỗ dòng họ về sau.
- Tên gọi khác: tên húy, tên tự, tên thường gọi ở nhà, để đời sau đối chiếu với gia phả giấy và bia mộ. Bài gia phả trên Wikipedia tiếng Việt giới thiệu chung về loại sổ truyền thống này.
- Tiểu sử vài dòng: quê, nghề, chuyện đời. Đây là phần con cháu đọc nhiều nhất.
- Số điện thoại, địa chỉ của người đang sống chỉ ghi khi người đó đồng ý.
6. Ẩn, xóa thành viên và đổi thân sinh
Ba thao tác này không nằm trong cách thêm thành viên vào gia phả nhưng luôn đi kèm, vì thêm nhiều thì có lúc thêm nhầm.
Ẩn: Chỉnh sửa, bật Không hiển thị trên Phả đồ, Cập nhật. Người đó vẫn nằm trong dữ liệu, vẫn tra được, chỉ không vẽ lên sơ đồ. Dùng cho người mẹ chưa rõ tên, người phối ngẫu chưa đồng ý hiện, hoặc trường hợp họ chưa thống nhất có ghi hay không.
Tùy chọn Không hiển thị trên Phả đồ trong form Chỉnh sửa
Xóa: bánh răng, Xóa, xác nhận. Hai điều phải nhớ: xóa từ dưới lên, muốn xóa người cha phải xóa hết con cháu phía dưới trước; và xóa không hoàn tác. Vì thế với người thêm nhầm mà đã có con cháu bên dưới, cách an toàn hơn là sửa lại thông tin hoặc ẩn đi, không xóa.
Đổi thân sinh: gặp khi một người bị gắn nhầm vào bố mẹ khác, thường do thêm từ sai ô. Không cần xóa rồi thêm lại: mở Chi tiết thành viên, tới mục Bố mẹ, chọn Cập nhật lại thân sinh, chọn cặp bố mẹ đúng rồi xác nhận. Hệ thống chỉ cho chọn thân sinh ở nhánh khác hoặc đời cao hơn, để bảo đảm tính đúng đắn của phả hệ. Tính năng này có trong bài cập nhật tính năng mới “Cập nhật nhân sinh”, tức chỉnh sửa thân sinh.
7. Tám thao tác với thành viên: bảng tra nhanh
Cách thêm thành viên vào gia phả và các thao tác đi kèm gom lại trong một bảng, in ra để cạnh máy cho người mới nhận việc quản trị:
| Thao tác | Đường đi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thêm vợ hoặc chồng | Bánh răng, Thêm hôn thê, điền họ tên, Cập nhật | Dùng cả khi thêm chồng cho con gái |
| Thêm con | Bánh răng trên ô bố hoặc mẹ, Thêm con, chọn giới tính, Cập nhật | Con cần đủ bố và mẹ; điền ô Thứ tự |
| Người nhiều hôn phối | Thêm hôn thê nhiều lần; Website, Phả đồ, bật đường nối hôn phối đến con | Kiểm tra mục Bố mẹ của từng người con |
| Sửa hồ sơ | Bánh răng, Chỉnh sửa, sửa, Cập nhật | Ngày mất ghi âm lịch để lập lịch giỗ |
| Xếp thứ tự con | Chỉnh sửa, ô Thứ tự, điền số, Cập nhật | Số lớn đứng bên trái, con trưởng số lớn nhất |
| Ẩn thành viên | Chỉnh sửa, bật Không hiển thị trên Phả đồ, Cập nhật | Dữ liệu vẫn còn, chỉ không vẽ lên sơ đồ |
| Xóa thành viên | Bánh răng, Xóa, xác nhận | Xóa từ dưới lên, không hoàn tác |
| Đổi thân sinh | Chi tiết thành viên, mục Bố mẹ, Cập nhật lại thân sinh | Chỉ chọn được nhánh khác hoặc đời cao hơn |
Tám thao tác với thành viên, tất cả đi từ biểu tượng bánh răng
Họ mới số hóa gia phả, cần đưa vài trăm người lên cùng lúc thì không thêm từng ô. Dùng cách nhập gia phả bằng file Excel cho đợt đầu; sau khi nhập, các thao tác trong bài dùng để bổ sung và sửa từng người.
8. Sau khi thêm: kiểm tra và giữ riêng tư
Cách thêm thành viên vào gia phả chỉ trọn vẹn khi người mới hiện đúng chỗ và đúng người được xem. Sau mỗi đợt thêm, làm ba việc:
- Xem lại ở phía người xem. Mở website của dòng họ, mở phả đồ, kiểm tra người mới nằm đúng đời, đúng nhánh, đúng thứ tự, đường hôn phối nối đúng người.
- Kiểm tra quyền xem. Phả đồ có người đang sống nên để chế độ riêng tư: bấm nút Công khai chuyển sang RIÊNG TƯ, chỉ những ai có mã bảo mật mới xem được phả đồ. Cách đặt có trong bài bảo mật gia phả online.
- Báo cho người được thêm. Nhất là dâu rể mới; ai muốn sửa ảnh, sửa tiểu sử thì gửi cho quản trị viên.
Chưa quen cách thêm thành viên vào gia phả, hoặc cần người dựng phả đồ từ gia phả giấy? Gia Phả Đại Việt hướng dẫn trực tiếp cho quản trị viên của họ. Tư vấn: 0965.323.336.
Cách thêm thành viên vào gia phả online gói lại trong hai mục Thêm hôn thê và Thêm con, cộng ba quy ước: người mới bám vào người cũ, con đủ bố mẹ, thứ tự số lớn đứng trước. Nắm được ba điều đó, mỗi đám cưới, mỗi đứa trẻ ra đời chỉ mất vài phút để có mặt trên phả đồ của cả họ. Thao tác đầy đủ của phần mềm có trong trang hướng dẫn sử dụng Gia Phả Đại Việt.
Hướng dẫn theo giao diện Gia Phả Đại Việt tại thời điểm tháng 10/2026, giao diện có thể thay đổi ở các bản cập nhật sau. Ảnh chụp màn hình dùng dữ liệu mẫu; tên người, số điện thoại và địa chỉ website trong ảnh là dữ liệu giả định.